Au service des propriétaires forestiers... Groupement Forestier Beauce-Sud

Politique d'équité d'accès aux services

Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés possédant au moins une action, la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

  • Les propriétaires conventionnés :
    • Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier;
    • sont tous traités sur un pied d’égalité ;
    • ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;
    • ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit

 

  • Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.
  • Le groupement forestier :
    • accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;
    • permet à tout nouveau propriétaire  conventionné d’acquérir une ou des actions du capital action du groupement;
    • dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA;
    • rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis par le C.A.;
    • traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes;
    • établit les règles de distribution de ses budgets et les présentent en assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

  • Le groupement forestier maintient un registre des membres conventionnés et des nouveaux membres accueillis en cours d’année. Ces derniers doivent devenir actionnaires.

Thème 2 – Règles d’attribution des services

  • Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction de l’ensemble des critères suivants :
    • selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi) écrit sur une liste d’attente pouvant être consultée en tout temps par les propriétaires conventionnés;
    • en fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés;
    • selon les travaux prioritaires et la chaîne de travaux apparaissant dans les plans d’aménagement des propriétaires conventionnés;
    • selon la répartition du budget entre les travaux réalisés par les propriétaires conventionnés et les travailleurs du groupement forestier;
    • selon les priorités causées par les catastrophes naturelles;
    • selon les superficies minimales traitables;
    • selon la rentabilité économique des travaux;
    • en fonction de la programmation annuelle du G.F.
Thème 3 – Traitement des plaintes
  • Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :
    • Un processus de traitement des plaintes est mis en place.
    • Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté dans le rapport annuel.
    • Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier qui seront traités dans l’année, sera présenté dans le rapport annuel.
  • Une plainte peut être formulée, par écrit, auprès du responsable technique (ing. for.).
  • Un accusé de réception sera envoyé au plaignant dans les 10 jours ouvrables suivant la date du dépôt de la plainte.
  • S’il advenait que le plaignant n’obtienne pas satisfaction auprès du responsable concerné, le directeur général et le président seront saisis du dossier.
  • La dernière instance décisionnelle est le conseil d’administration.
Thème 4 – Reddition de comptes
  • Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :
    • Le montant, le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaire;
    • le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominal;
    • un résumé de la liste d’attente par groupe de travaux sera présenté dans le rapport annuel.

Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre.

La présente politique d’équité d’accès aux services a été dûment adoptée par le conseil d’administration le 22 août 2017. Et sera présenté pour adoption lors de la prochaine assemblée annuelle des membres.

Dispositif de diffusion de la politique
  • Pour tous les membres dûment en règles du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers.
  • Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier.
  • La politique sera également affichée sur le site Web du groupement forestier.

 

 

Document aussi disponible en version téléchargeable ici


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